1 Processus

Le processus de gestion des talents chez AppOX repose sur les activités clés suivantes:

• Recruter, entrevoir et sélectionner le nouveau personnel.
• Signature des contrats de travail et renouvellements.
• Administrer les curriculum vitae et dossiers académiques des collaborateurs.
• Promouvoir la santé et la sécurité au travail.
• Favoriser la formation professionnelle du personnel.
• Gestion et contrôle des vacances du personnel.
• Générer les attestations d'emploi.

1.1 Recrutement du personnel

Cette activité vise à identifier et à embaucher du personnel qualifié qui apporte de la valeur aux opérations d'AppOX, en alignant les besoins de l'entreprise avec les compétences et les motivations des candidats.

• Offre d'emploi: des offres d'emploi sont publiées sur des plateformes numériques (LinkedIn, portails locaux), les réseaux sociaux et par références internes. L'offre détaille le rôle, les responsabilités, les exigences techniques et les avantages.

• Réception des candidatures: les personnes intéressées par les offres ouvertes peuvent envoyer leur curriculum vitae à info@appox.ai ou people@appox.ai. Les CV et réponses à l'offre sont gérés, en évaluant l'expérience, les compétences techniques et l'alignement avec les valeurs de l'entreprise des candidats.

• Entrevues: des entrevues pour tester ses qualités techniques et humaines sont réalisées en présentiel ou à distance. L'évaluation de la motivation du candidat est priorisée.

• Sélection: les candidats les plus appropriés sont sélectionnés selon des critères de proximité aux profils cherchés et les qualités humaines observées lors des entrevues.

1.2 Signature des contrats

Cette activité vise à garantir la formalisation des ententes de travail, dans le respect des réglementations légales et en favorisant une relation de confiance entre AppOX et ses ressources.

• Signature du contrat: le modèle de contrat de travail est élaboré, incluant les clauses de salaire, d'horaire, d'avantages, de vacances et de conditions de travail. Ce document est signé électroniquement à l'aide de Zoho Sign. Le contrat est signé par la nouvelle ressource et par le PDG d'AppOX. Pour les consultants externes, un modèle de prestation de services par honoraires est signé.

• Archivage et conservation: les contrats signés sont archivés numériquement dans Zoho WorkDrive ainsi que dans Zoho Sign, assurant leur disponibilité et leur sécurité.

• Renouvellements: avant la date de fin du contrat, la ressource AppOX est avisée et la continuité de l'emploi est révisée, en ajustant les conditions selon les besoins de l'entreprise ou les changements du marché du travail.

• Conformité légale: le respect des lois du travail locales est assuré et l'information est mise à jour dans les registres officiels.

1.3 Administration de la documentation

Cette activité vise à maintenir un registre à jour de l'information personnelle, académique et professionnelle des ressources AppOX, facilitant leur développement et la gestion opérationnelle.

• Gestion des données: chaque ressource AppOX dispose d'un dossier individuel dans Zoho WorkDrive où sont mises à jour les données personnelles (ex. domicile, contact), académiques (diplômes, certifications) et professionnelles (historique d'emploi). La ressource AppOX a accès à ce dossier pour y stocker les documents personnels qu'il juge nécessaires.

• Confidentialité et sécurité: les normes de protection des données (ex. Loi 25) sont respectées et l'accès à l'information sensible est limité. Seuls la ressource AppOX et le personnel des ressources humaines ont accès à cette information.

1.4 Santé et sécurité au travail

Cette activité vise à créer un environnement de travail sécuritaire, sain et respectueux, en prévenant les risques physiques et psychologiques.

• Formation en santé et sécurité: des ateliers périodiques sont réalisés sur la prévention des risques, la gestion des urgences et l'ergonomie.

• Communication interne: la participation des ressources AppOX à l'amélioration des conditions de travail est encouragée par l'entremise de la politique de télétravail en vigueur.

1.5 Croissance professionnelle du personnel

Développer les compétences techniques et humaines des ressources AppOX, en alignant leur croissance sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.

• Programmes internes: des ateliers, du mentorat et des cours pratiques sur les outils de l'entreprise, les processus internes et les compétences de leadership sont organisés.

• Formation externe: des ressources AppOX sont inscrits à des cours certifiés (ex. AWS, Databricks, Azure) avec soutien financier et temps dédié.

• Intégration (onboarding): un processus d'intégration est mis en place pour les nouveaux ressources AppOX, incluant une orientation avec des cours en ligne sur la plateforme Moodle.

1.6 Gestion et contrôle des vacances du personnel

Administrer les journées de vacances de manière équitable, en assurant le repos des ressources AppOX et la continuité opérationnelle.

• Demande et approbation: les ressources AppOX peuvent demander des vacances en écrivant à people@appox.ai, où les engagements envers les clients sont révisés, afin d'approuver ou de refuser la demande.

• Suivi: l'utilisation des jours de vacances est enregistrée et l'accumulation de jours compensatoires ou non utilisés est signalée.

• Conformité réglementaire: le respect des lois du travail sur les droits au repos et à la compensation est assuré.

1.7 Générer les attestations d'emploi

Garantir la légalité de la relation de travail et le respect des obligations légales, en générant les attestations nécessaires à l'exploitation.

• Inscription aux registres: les collaborateurs sont inscrits aux registres obligatoires tels que la CNESST, Revenu Québec et les registres d'emploi.

• Attestations périodiques: des attestations annuelles d'emploi, de salaire et de conditions de travail sont générées, avec validité légale, à la demande de la ressource AppOX.

• Mise à jour constante: les attestations sont révisées et mises à jour selon les changements de législation ou d'information de la ressource AppOX.

2 Schéma du processus

Entrées

• Détails de la nouvelle offre d'emploi (rôle, responsabilités, exigences, avantages).
• Curriculum vitae des candidats.
• Dossiers académiques.
• Modèle de contrat de travail.
• Cours de formation professionnelle sur AWS, Azure, Databricks, IVADO.
• Offre d'emploi
• Personnel sélectionné
• Dossier académique et professionnel des ressources AppOX
• Formation d'intégration (onboarding)
• Contrats de travail signés
• Formation du personnel en santé et sécurité au travail
• Vacances approuvées
• Attestations d'emploi
• Offre de cours de formation professionnelle
• Inscription des OXers au registre de santé (CNESST)

Activités clés

• Recruter, entrevoir et sélectionner le nouveau personnel.
• Signer et renouveler les contrats de travail.
• Gérer les dossiers professionnels et académiques des ressources AppOX.
• Promouvoir la santé et la sécurité au travail.
• Favoriser la formation professionnelle du personnel.
• Gérer et contrôler les congés du personnel.
• Générer les attestations d'emploi.

Sorties

• Personnel embauché
• Registres de données mis à jour
• Attestations d'emploi en vigueur
• Programmes de formation mis en œuvre
• Gestion efficace des vacances
• Offre d'emploi
• Personnel sélectionné
• Dossier académique et professionnel des collaborateurs
• Formation d'intégration (onboarding)
• Contrats de travail signés
• Formation du personnel en santé et sécurité au travail
• Vacances approuvées
• Attestations d'emploi
• Offre de cours de formation professionnelle
• Inscription des OXers au registre de santé (CNESST)

3 KPI