1 Processus

La gestion des contrats chez AppOX couvre la formalisation, le suivi et la clôture des ententes avec les clients et les consultants, ainsi que les accords de confidentialité et les certificats de sécurité associés. Ce processus assure que tous les engagements contractuels sont dûment documentés, en vigueur et accessibles, dans le respect des réglementations légales applicables au Québec.

Les activités clés sont :

• Formaliser les contrats avec les clients.
• Formaliser les contrats avec les consultants.
• Gérer les accords de confidentialité.
• Gérer les attestations de sécurité, si applicable.
• Assurer le suivi de la validité des contrats.
• Assurer la consignation de tâches dans l'outil de suivi.
• Assurer le suivi entre le responsable du contrat AppOX (Resp-OX) et le responsable du contrat dans le ministère, l'organisme public ou l'entreprise privé (MOOP).

1.1 Contrats avec les clients

Lorsqu'AppOX obtient un appel d'offres, le lien contractuel avec le client doit être formalisé avant le début de la prestation de service.

• Élaboration du contrat : sur la base des termes définis dans le dossier de l'appel d'offres approuvé, le contrat de service est envoyé par le MOOP, incluant la portée du service, les tarifs convenus, les délais, les conditions de facturation et les obligations de chaque partie.

• Signature du contrat : le contrat est signé électroniquement avec Zoho Sign. Le document est signé par le représentant autorisé du client et par le PDG d'AppOX.

• Archivage et conservation : le contrat signé est archivé numériquement dans Zoho WorkDrive, dans le dossier correspondant au client, et reste également disponible dans Zoho Sign.

• Enregistrement au CRM : le contrat en vigueur est enregistré dans Zoho CRM avec les dates de début et de fin, le tarif convenu et le nom du consultant assigné, afin de faciliter le suivi de la facturation et de la validité.

1.2 Contrats avec les consultants

Lorsqu'un consultant est sélectionné pour fournir le service à un client, le lien d'emploi doit être formalisé avant le début des activités.

• Élaboration du contrat : le contrat est élaboré, soit comme collaborateur AppOX (OXer) ou comme consultant, en incluant le rôle et les responsabilités.

• Signature du contrat : le contrat est signé électroniquement avec Zoho Sign. Le document est signé par la ressource AppOX et par le PDG d'AppOX.

• Archivage et conservation : le contrat signé est archivé numériquement dans Zoho WorkDrive, dans le dossier individuel du collaborateur, et reste également disponible dans Zoho Sign.

• Renouvellements : au moins 30 jours avant l'échéance du contrat, la poursuite du mandat du consultant est examinée et la décision de renouvellement ou de fin de contrat est notifiée au collaborateur, en ajustant les conditions si nécessaire.

1.3 Accords de confidentialité

Les accords de confidentialité (NDA, de l'anglais non-disclosure agreement) sont obligatoires pour tous les consultants ayant accès aux informations des clients, et peuvent également être exigés par le client dans le cadre des conditions contractuelles.

• Avec les consultants : tout consultant assigné à un projet doit signer un accord de confidentialité avant de commencer ses activités. Cet accord couvre les informations du client, les données traitées durant le projet et toute information interne d'AppOX à laquelle il a accès.

• Avec les clients : lorsque le client exige un accord de confidentialité comme condition du contrat (fréquent chez les entités gouvernementales traitant des données sensibles des citoyens), celui-ci est signé avant la signature du contrat de service.

• Signature et archivage : les accords de confidentialité sont signés électroniquement avec Zoho Sign et archivés dans Zoho WorkDrive, dans le dossier du client ou du collaborateur selon le cas.

1.4 Suivi de la validité des contrats

Tous les contrats en vigueur doivent être surveillés afin d'anticiper les échéances et d'éviter des interruptions dans l'exploitation.

• Suivi mensuel : chaque mois, l'état des contrats actifs est révisé dans Zoho CRM et Zoho WorkDrive, en vérifiant les dates d'échéance prochaines.

• Alerte d'échéance : tout contrat dont la date d'échéance survient dans les 30 prochains jours doit être identifié, et les parties concernées doivent être notifiées afin d'entamer le processus de renouvellement ou de clôture.

• Clôture des contrats : lorsqu'un contrat prend fin sans renouvellement, son statut est mis à jour dans Zoho CRM et le processus de départ du consultant est activé, tel que décrit dans la procédure de Gestion des talents et la procédure de Gestion des outils et de l'infrastructure TI.

1.5 Assurer la consignation de tâches dans l'outil de suivi

• Suivi hebdomadaire: Chaque dernier jour ouvrable de la semaine, l'OXer remplir les quatre sections habituelles de l'outil de suivi: l'avancement des tâches, la perception en tant que consultant, les signaux de friction, et des commentaires libres.

• Suivi mensuel: Chaque dernier jour ouvrable du mois, l'OXer doit déposer sa feuille de temps dans la section "Documents et fichiers". Ce fichier, exporté en Excel depuis MS Projet, doit être nommé AAAAMM-PrenomNom.xlsx (ex.: 202608-MarieTremblay.xlsx). Ce dépôt est directement lié à notre facturation mensuelle au client. Des écarts entre cette feuille de temps et notre facturation fragilisent la relation de confiance avec nos clients.

1.6 Assurer le suivi avec le responsable du contrat du MOOP.

La première semaine de chaque mois, nous avons une rencontre avec le responsable du contrat du MOPP pour faire un suivi sur la performance de nos collaborateurs, l'évolution de la consommation du contrat et les besoins de notre client.

2 Schéma du processus

Entrées

• Dossier d'appel d'offres approuvé.
• Termes commerciaux négociés avec le client.
• Données du consultant sélectionné pour le projet.
• Modèle de contrat de service avec les clients.
• Modèle de contrat de travail avec les consultants.
• Modèle d'accord de confidentialité.
• Données de l'outil de suivi.

Activités clés

• Formaliser les contrats avec les clients.
• Formaliser les contrats avec les consultants.
• Gérer les accords de confidentialité.
• Assurer le suivi de la validité des contrats.
• Suivre la performance et le bien être des OXers.
• Rencontrer le responsable du contrat.

Sorties

• Contrat avec le client signé et archivé.
• Contrat avec le consultant signé et archivé.
• Accord de confidentialité signé et archivé.
• Contrats en vigueur mis à jour dans Zoho CRM.
• Alertes d'échéance gérées.

3 KPI