Destination: OXers (employés et partenaires)

Outil concerné: outil suivi

Vue d'ensemble

L'outil suivi centralise le suivi de l'avancement des travaux pour chaque client, la communication avec AppOX et le dépôt des documents requis pour la gestion des contrats. Trois séquences rythment le cycle de suivi avec chaque client: chaque premier jour ouvrable de la semaine, chaque dernier jour ouvrable de la semaine, et chaque dernier jour ouvrable du mois.

Chaque dernier jour ouvrable de la semaine (généralement le vendredi)

Section "Suivi de l'avancement des tâches"

Découpage des tâches

Une tâche devrait idéalement se compléter en 2 à 3 jours. L'objectif est d'avoir entre 2 et 3 tâches à déclarer par semaine. Si une tâche est plus longue, nous vous demandons de la découper selon ses itérations, sections ou livrables distincts plutôt que de la laisser ouverte sur plusieurs semaines.

Nom du porteur

Le champ "Nom du porteur" doit contenir le prénom et le nom complets de la personne responsable. Les acronymes (ex.: PO, SM) et les titres de rôle (ex.: Scrum Master, Directrice) ne sont pas acceptés.

Section "Perception du consultant"

Si votre perception est autre qu'Excellent, veuillez laisser une note précisant ce qui devrait être amélioré pour atteindre ce niveau. Ce retour nous aide à intervenir rapidement et concrètement.

Section "Signaux de friction"

Si vous répondez Oui à l'un des signaux, veuillez fournir des précisions dans le champ de commentaires associé. Ces détails nous permettent de mieux gérer la situation avec les parties concernées.

Section "Commentaires libres"

Prenez le temps de partager votre vécu de la semaine. Vos observations, qu'elles soient positives ou constructives, sont importantes pour AppOX et contribuent directement à maintenir un environnement de travail confortable pour chacun.

Chaque dernier jour ouvrable du mois

Section "Documents et fichiers" - Dépôt de la feuille de temps

En fin de mois, vous devez déposer votre feuille de temps exportée en format Excel. Ce fichier permet à AppOX de facturer adéquatement le client et d'éviter des écarts entre vos heures déclarées et la facturation transmise.

Nomenclature du fichier

AAAAMM-PrenomNom.xlsx

Exemple: 202608-MarieTremblay.xlsx

Procédure d'exportation depuis MS Projet

Le document de référence Processus_RemplissageFeuillesDeTemps.pdf disponible dans vos ressources WorkDrive décrit la procédure complète. En résumé:

1. Accédez à intranet.ramq.gouv.qc.ca et ouvrez MS Projet.
2. Naviguez vers Feuille de temps > Gérer les feuilles de temps.
3. Sélectionnez le mois courant.
4. Remplissez les lignes Réel avec exactitude (normalement 7h par jour).
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Dans le ruban supérieur, cliquez sur Options.
7. Masquez les lignes Planifié, Heures supplémentaires, Non facturable et Totaux en décochant les cases correspondantes.
8. Cliquez sur Exporter vers Excel.
9. Nommez le fichier selon la nomenclature AAAAMM-PrenomNom.xlsx.
10. Sauvegardez également une copie dans votre dossier personnel chez le client.
11. Soumettez la feuille de temps via: Intranet > MS Projet > Feuille de temps > mois courant > Envoyer > Soumettre feuille de temps.

Important: Si votre dernier jour ouvrable du mois ne coïncide pas avec la fin du mois (ex.: absence, vacances), effectuez cette étape le dernier jour travaillé avant votre départ.

Section "Documents et fichiers" - Dépôt de l'agenda mensuel

Le dépôt de votre agenda Outlook pour le mois courant permet de lever des alertes auprès du client lorsque la densité de rencontres devient excessive.

Nomenclature du fichier

Le fichier doit être nommé selon le format suivant:

AAAAMM-PrenomNom.ical

Exemple: 202608-MarieTremblay.ical

Exportation du fichier iCal depuis Outlook

Depuis Outlook sur Windows (application de bureau)

1. Ouvrez Outlook et accédez au Calendrier.
2. Dans le menu du haut, cliquez sur Fichier.
3. Sélectionnez Ouvrir et exporter, puis Importer/Exporter.
4. Dans l'assistant qui s'ouvre, choisissez Exporter vers un fichier, puis cliquez sur Suivant.
5. Sélectionnez Valeurs séparées par des virgules - si vous souhaitez un format iCal natif, choisissez plutôt l'option iCalendar (.ics) si elle est disponible selon votre version.
6. Dans la liste des dossiers, sélectionnez Calendrier.
7. Définissez la plage de dates correspondant au mois courant (du 1er au dernier jour du mois).
8. Cliquez sur Parcourir pour choisir l'emplacement d'enregistrement et saisissez le nom du fichier selon la nomenclature AAAAMM-PrenomNom.
9. Cliquez sur Terminer.

Depuis Outlook sur le Web (OWA / Microsoft 365)

1. Connectez-vous à votre compte Outlook sur le web.
2. Accédez au Calendrier dans le menu de gauche.
3. Cliquez sur l'icône d'engrenage (Paramètres) en haut à droite.
4. Dans la barre de recherche des paramètres, tapez Calendrier partagé ou naviguez vers Calendrier > Calendriers partagés.
5. Dans la section Publier un calendrier, sélectionnez votre calendrier principal et choisissez Peut afficher tous les détails.
6. Copiez le lien ICS généré et accédez-y dans votre navigateur pour télécharger le fichier.
7. Renommez le fichier téléchargé selon la nomenclature AAAAMM-PrenomNom.ical avant de le déposer.

Note: AppOX travaille à développer un outil de synchronisation automatique avec les calendriers des clients gouvernementaux. Dans l'attente, l'exportation manuelle mensuelle est requise.

Rappel des règles générales

Pour toute question sur ce processus, communiquez avec nous à people@appox.ai.