1 Processus

AppOX fournit des services de conseil en intelligence artificielle (IA) et services connexes à ses clients, en les accompagnant dans l'optimisation de leurs processus avec un plan d'implémentation et d'adoption sur mesure. Le service est fourni en présentiel dans les locaux du client ou à distance, selon les conditions définies dans le contrat.

Les activités clés de ce processus sont:

• Assigner les ressources nécessaires pour fournir le service.
• Fournir le service de conseil au client.
• Contrôler le temps de service par client.
• Assurer le suivi des demandes et réclamations du client.
• Maintenir une communication constante avec le client.

1.1 Attribution des ressources

Une fois le contrat signé avec le client, les ressources humaines et technologiques nécessaires sont assignées pour débuter la prestation du service.

• Attribution de la ressource AppOX: les ressources AppOX dont le profil technique correspond aux exigences du projet sont sélectionnés. L'attribution est enregistrée dans Zoho CRM, en associant le consultant au projet du client.

• Accès aux outils: il est garanti que le consultant ait accès aux plateformes et outils nécessaires au déroulement du projet. Pour cela, une demande est adressée au support IT via support@appox.ai, tel que décrit dans la procédure de Gestion des outils et de l'infrastructure TI.

• Modalité de travail: les services sont prêtés en fonction de la modalité accordé avec le client. Nous préférons les modèles en télétravail, mais le tout est assujetti aux préférences du client et à la performance de la ressource AppOX selon les consignes de notre politique de télétravail.

1.2 Prestation du service de conseil

La ressource AppOX assignée fournit le service de conseil selon les termes définis dans le contrat avec le client.

• Démarrage du projet: au début du projet, La ressource AppOX tient une réunion initiale avec le client afin d'aligner les attentes, de comprendre les objectifs du projet et de définir le mode de travail.

• Livraison du service: La ressource AppOX réalise les activités convenues, pouvant inclure l'analyse de données, la conception et l'implémentation de modèles d'IA, la construction de tableaux de bord BI ou d'autres solutions définies dans le contrat.

• Suivi de l'avancement: l'avancement des activités est enregistré et mis à jour dans notre outil de suivi, permettant d'avoir une visibilité sur l'état du projet à tout moment.

1.3 Contrôle du temps de service par client

L'enregistrement du temps travaillé constitue la base de la facturation au client et du versement de la paie aux consultants.

• Rapport chez le client: chaque semaine, le temps travaillé est communiqué au client sur la plateforme ou par le moyen que celui-ci définit, selon ce qui est convenu dans le contrat. Ce rapport garantit la transparence et permet au client de valider les heures de service reçues.

• Clôture mensuelle: à la fin de chaque mois, la ressource AppOX doit s'assurer que la feuille de temps soumis au client coïncide parfaitement avec la feuille de temps pré-remplie pour lui par notre département de ressources humaines en concordance avec notre offre de service. La ressource AppOX doit aussi ajouter la feuille de temps soumise chez le client dans notre outil de suivi section "Documents".

• Vérification registres Zoho CLiq: seulement en cas de disparité entre les feuilles de temps, les ressources humaines vont vérifier les registres dans Zoho Cliq pour avoir des pistes de résolution avant générer les factures à envoyer aux clients, tel que décrit dans la procédure de Gestion administrative et financière.

Notez que chaque ressource AppOX enregistre quotidiennement son temps de travail dans Zoho Cliq, en utilisant la fonction checkin au début de ses activités et checkout à la fin de celles-ci. Cet enregistrement est utilisé surtout pour assurer un bon compromis travail/vie personnelle.

1.4 Suivi des demandes et réclamations du client

Les demandes et réclamations du client doivent être traitées en temps opportun afin de maintenir la qualité du service et la relation de confiance.

• Enregistrement: toute demande ou réclamation reçue de la part du client est documentée dans Zoho CRM, en indiquant la date, le client, le consultant concerné et la description du cas.

• Traitement: les demandes sont traitées selon leur urgence et leur impact sur le projet. Les réclamations sont traitées en priorité, en fournissant une réponse claire au client et en appliquant les actions correctives nécessaires.

• Clôture et suivi: une fois la demande ou la réclamation résolue, il est vérifié avec le client que la solution est satisfaisante et le cas est clôturé dans Zoho CRM. Les cas résolus servent d'intrant au processus de Gestion de l'amélioration continue.

1.5 Communication avec le client

Maintenir une communication fluide avec le client est essentiel pour assurer l'alignement tout au long du projet.

• Réunions de suivi: des réunions périodiques mensuelles sont tenues avec le client afin de revoir l'avancement du projet, d'identifier les ajustements nécessaires et d'intégrer sa rétroaction. La fréquence de ces réunions est définie dans le contrat.

• Canaux de communication: les canaux de communication utilisés (courriel, appels vidéo, plateformes du client) sont ceux que le client définit comme préférés.

• Événements critiques: face à toute situation pouvant affecter le respect du contrat (retards, changements de portée, incidents), le client doit être informé immédiatement.

2 Schéma du processus

Entrées

• Contrat signé avec le client.
• Ressources AppOX sélectionnées et engagées.
• Exigences techniques du projet.

Activités clés

• Assigner les ressources nécessaires pour fournir le service.
• Fournir le service de conseil au client.
• Contrôler le temps de service par client.
• Assurer le suivi des demandes et réclamations du client.
• Maintenir une communication constante avec le client.

Sorties

• Service de conseil en IA et services connexes fourni au client.
• Registre du temps de service par client.
• Rapport mensuel des heures au client.
• Demandes et réclamations résolues.

3 KPI